3 โปรแกรมประชุมออนไลน์ยอดนิยม นอกเหนือจาก Zoom พร้อมเทียบข้อดีข้อเสีย
ในยุคที่สถานการณ์โควิด-19 ยังคงแพร่ระบาดอย่างหนัก การทำงานออนไลน์จึงเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมมาก โปรแกรมประชุมออนไลน์ จึงมีความสำคัญเพื่อให้ธุรกิจยังคงเดินหน้าต่อ คนส่วนใหญ่มักคิดว่าโปรแกรมเหล่านี้มีแค่เฉพาะ Zoom อย่างเดียว แต่ความจริงคือยังมีโปรแกรมคล้าย Zoom ที่น่าใช้งานอีกมากมาย ที่เราพอจะคุ้นเคยกันก็มี Google Meet ซึ่งจริงๆ แล้วยังมีมากกว่า 2 โปรแกรมนี้
วันนี้ ThaiSharp ขอพามาทำความรู้จักกับ 3 โปรแกรม Meeting อย่างอื่นนอกเหนือจาก Zoom กับ Google Meet พร้อมข้อดี ข้อเสียกันเลย
เทียบข้อดีข้อเสียของ 3 โปรแกรมประชุมออนไลน์ Online Meeting หรือ
1. โปรแกรม Airmeet
Airmeet ไม่ใช่แค่โปรแกรมประชุมออนไลน์ทั่วไปที่เน้นเห็นหน้าและแชร์สไลด์เท่านั้น แต่มันคือ Platform for Virtual Events ที่ถูกออกแบบมาเพื่อสร้างบรรยากาศให้ใกล้เคียงกับการไปร่วมงานอีเวนต์ในสถานที่จริงมากที่สุด ฟังก์ชันที่โดดเด่นและเป็นลายเซ็นของโปรแกรมนี้คือ The Social Lounge ซึ่งเป็นพื้นที่รวมกลุ่มที่ให้นักสร้างสรรค์ผลงานหรือผู้เข้าร่วมประชุมได้เข้าไปนั่งตามโต๊ะต่างๆ เพื่อพูดคุยทำความรู้จักกันก่อนเริ่มประชุมจริง ช่วยละลายพฤติกรรมและสร้าง Network ได้ดีกว่าการนั่งรอในหน้าจอเปล่าๆ เหมือนโปรแกรมอื่น
นอกจากนี้ Airmeet ยังมีฟังก์ชัน Backstage สำหรับผู้พูดและทีมงานได้ซักซ้อมความพร้อมก่อนจะกด Go Live เพื่อเข้าสู่ Session หลัก ฟังก์ชันนี้จะช่วยลดความผิดพลาดหน้างานได้เป็นอย่างดี รวมถึงระบบ Booth ที่สามารถจำลองบูธแสดงสินค้าออนไลน์ให้ผู้เข้าร่วมเดินชมและกดรับข้อมูลได้เสมือนอยู่ในงานเอ็กซ์โปจริงๆ
ข้อดีของ Airmeet ในมุมมองเชิงลึก
- สร้าง Engagement ได้สูงสุด ด้วยระบบ Lounge และ Raise Hand ที่แสดงผลได้อย่างโดดเด่น รวมถึงฟังก์ชันการส่ง Emoji และ Q&A ที่เป็นระเบียบ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมและไม่รู้สึกเบื่อแม้จะเป็นการประชุมที่ยาวนาน
- ความยืดหยุ่นในการเข้าใช้งาน เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนระบบคลาวด์ 100% คุณจึงไม่ต้องกังวลเรื่องความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์ เพราะผู้เข้าร่วมเพียงแค่คลิกลิงก์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ก็เข้าใช้งานได้ทันที ไม่ต้องดาวน์โหลดตัวติดตั้งให้เสียเวลา
- ระบบ Support ระดับพรีเมียม Airmeet ขึ้นชื่อเรื่องทีมสนับสนุนที่พร้อมตอบคำถามแบบ Real-time 24/7 ซึ่งสำคัญมากกับงานสำคัญหรืองานประชุมลับที่ต้องการความมั่นใจว่าระบบจะไม่ล่มกลางคัน
ข้อเสียของ Airmeet
- ความซับซ้อนสำหรับงาน Small Scale หากต้องการเพียงแค่ประชุมทีมสั้นๆ 2-3 คน เพื่อเช็กงานประจำวัน Airmeet อาจจะดู “ใหญ่เกินไป” (Overkill) ทั้งในแง่ของระบบและการจัดวาง Interface ที่อาจทำให้ผู้ใช้งานทั่วไปสับสนได้
- ข้อจำกัดเรื่องการเก็บข้อมูล ในแพ็กเกจ Pro ข้อมูลการประชุมและไฟล์บันทึกจะถูกเก็บไว้เฉพาะบนเซิร์ฟเวอร์ของ Airmeet เท่านั้น อาจไม่ตอบโจทย์องค์กรที่มีนโยบายความปลอดภัยเข้มงวดที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ไว้ในเครื่องของตัวเองเพื่อการควบคุมแบบเบ็ดเสร็จ
2. โปรแกรมประชุมออนไลน์ ของ Microsoft Teams
Microsoft Teams ก้าวข้ามการเป็นแค่เครื่องมือสื่อสารวิดีโอทั่วไป แต่ทำหน้าที่เป็น Digital Workspace ที่รวมทุกองค์ประกอบของการทำงานไว้ในที่เดียว โปรแกรมนี้รองรับโครงสร้างการทำงานแบบองค์กรที่ต้องการความต่อเนื่อง ฟังก์ชันที่เป็นหัวใจหลักคือระบบ Channels & Tabs ที่ช่วยให้คุณแยกกลุ่มการสนทนาตามโปรเจกต์หรือแผนกได้ชัดเจน โดยแต่ละกลุ่มจะมีพื้นที่จัดเก็บไฟล์และแอปพลิเคชันเสริมอื่นๆ ทำงานควบคู่ไปกับการประชุม ทำให้ข้อมูลทุกอย่างไม่กระจัดกระจายและค้นหาย้อนหลังได้ง่ายมากๆ แม้การประชุมจะจบลงไปแล้วก็ตาม
สำหรับจุดเด่นที่ทำให้ Microsoft Teams เหนือกว่าคู่แข่งในเชิงธุรกิจคือการทำงานร่วมกับ Microsoft 365 ได้อย่างไร้รอยต่อ คุณสามารถเปิดแก้ไขไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ไปพร้อมๆ กับคนในที่ประชุมได้ทันทีโดยไม่ต้องสลับหน้าจอโปรแกรมไปมา นอกจากนี้ยังมีระบบ Live Captions ที่ใช้ AI ช่วยถอดคำพูดเป็นคำบรรยายใต้ภาพแบบ Real-time และระบบบันทึกการประชุมที่มาพร้อมกับฟังก์ชัน Transcription ที่ช่วยสรุปเนื้อหาสำคัญได้โดยอัตโนมัติ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและวัดผลได้จริง
ข้อดีของ Microsoft Teams
- ความเสถียรและความชัดเจนระดับสูง แม้ในแพ็กเกจฟรี คุณจะได้รับคุณภาพการโทรระดับ HD พร้อมระบบจัดการเสียงรบกวนที่ยอดเยี่ยม รองรับผู้เข้าร่วมได้ถึง 100 คน นานสูงสุด 60 นาทีต่อครั้ง ซึ่งเพียงพอสำหรับการประชุมทีมมาตรฐานทั่วไป
- ระบบความปลอดภัยระดับ Enterprise มีการเข้ารหัสข้อมูลที่แน่นหนาและระบบจัดการสิทธิ์ผู้ใช้งานที่ละเอียดมาก เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องรักษาความลับของข้อมูลในการประชุมระดับนโยบายหรือแผนงานสำคัญ
- ความครบวงจร (All-in-one Solution) เป็นโปรแกรมที่รวมเอาแชท, การโทร, การประชุม และการทำงานร่วมกันบนไฟล์ไว้ในที่เดียว ลดความซ้ำซ้อนในการใช้หลายๆ โปรแกรมพร้อมกัน
ข้อเสียของ Microsoft Teams
- ความซับซ้อนของ Interface ด้วยฟีเจอร์ที่อัดแน่นมากเกินไป อาจสร้างความสับสนให้กับผู้ใช้งานใหม่ การเริ่มใช้งานในระดับองค์กรจึงต้องมีการฝึกอบรมเบื้องต้นเพื่อให้ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพก่อน
- การกินทรัพยากรเครื่อง Microsoft Teams เป็นโปรแกรมที่ค่อนข้างกินแรมและพลังงานเครื่องคอมพิวเตอร์สูง หากคอมพิวเตอร์มีสเปกไม่แรงพอ อาจเกิดอาการกระตุกหรือค้างได้ระหว่างการเปิดกล้องประชุมพร้อมกับทำงานบนไฟล์ใหญ่ๆ
3. โปรแกรม Facebook Messenger Rooms
ปิดท้ายด้วย Facebook Messenger Rooms ถูกออกแบบมาเพื่อทำลายกำแพงความซับซ้อนของโปรแกรมประชุมออนไลน์ โดยเปลี่ยนจากการเน้นฟังก์ชันทางธุรกิจ มาเป็นการเน้นความง่ายและความสะดวกผ่านแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียที่ทุกคนคุ้นเคย ฟังก์ชันที่โดดเด่นที่สุดคือระบบ Drop-in Meeting ที่ช่วยให้เจ้าของห้องเปิดลิงก์ทิ้งไว้แล้วให้คนที่มีลิงก์กดเข้าร่วมได้ทันทีโดยไม่ต้องลงทะเบียนหรือรอการอนุมัติที่ยุ่งยาก เหมาะสำหรับการนัดคุยงานด่วนหรือการประชุมที่ต้องการบรรยากาศเป็นกันเองแต่ยังคงประสิทธิภาพการสื่อสารที่ดีไว้
ในแง่ของเทคนิค โปรแกรมนี้ไม่ได้ใช้ทรัพยากรเครื่องสูงเท่ากับ Microsoft Teams มาพร้อมกับระบบเสียงที่ปรับจูนมาให้คมชัดแม้ความเร็วอินเทอร์เน็ตจะไม่สูงมากนัก อีกทั้งยังมีลูกเล่นอย่าง AR Filters และ Immersive Backgrounds ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานทั่วไปปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมระหว่างประชุมได้ทันที ช่วยลดความตึงเครียดและทำให้การพูดคุยทางไกลไม่ดูน่าเบื่อจนเกินไป
ข้อดีของ Facebook Messenger Rooms
- ไร้ขีดจำกัดเรื่องเวลาและค่าใช้จ่าย จุดแข็งที่สุดคือการใช้งานได้ฟรี 100% โดยไม่จำกัดระยะเวลาการประชุมต่อครั้งเหมือนกับเวอร์ชันฟรีของซอฟต์แวร์เจ้าใหญ่ๆ คุณจึงคุยงานต่อเนื่องได้นานเท่าที่ต้องการ
- การเข้าถึงที่ครอบคลุม ผู้เข้าร่วมประชุมไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Facebook ก็เข้าร่วมห้องได้ผ่านลิงก์บนเบราว์เซอร์ ซึ่งช่วยลดอุปสรรคสำหรับคนนอกองค์กรหรือกลุ่มลูกค้าที่ไม่ได้ใช้โซเชียลมีเดียเป็นประจำ
- คุณภาพการโทรที่น่าประทับใจ แม้จะเป็นโปรแกรมเน้นการสื่อสารทั่วไป แต่คุณภาพทั้งภาพและเสียงจัดว่าอยู่ในระดับดีเยี่ยม รองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุดถึง 50 คน ถือว่าเพียงพอต่อการประชุมขนาดกลางหรือการระดมสมองแบบกลุ่มย่อย
ข้อเสียของ Facebook Messenger Rooms
- ความกังวลด้านความเป็นส่วนตัว เนื่องจากเป็นบริการภายใต้เครือ Meta ผู้ใช้งานหลายท่านอาจกังวลเรื่องการเก็บข้อมูลความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลในการประชุมเชิงลับ ซึ่งอาจไม่ได้รับมาตรฐานการเข้ารหัสในระดับเดียวกับโปรแกรมที่เน้นธุรกิจโดยเฉพาะ
- ขาดเครื่องมือจัดการการทำงานเชิงลึก โปรแกรมนี้ไม่มีฟังก์ชันชั้นสูงอย่างการแชร์ไฟล์แบบ Collaborative Editing, ระบบการแยกห้องย่อย หรือการบันทึกการประชุมแบบ Transcription จึงอาจไม่ตอบโจทย์หากต้องนำไปใช้จัดการโครงการที่ซับซ้อนหรือการประชุมที่เป็นทางการมากๆ
ด้วยเทรนด์เทคโนโลยีหลังโควิดและการทำงานยุคนี้ที่เปลี่ยนไปมาก เราไม่สามารถทำงานโดยการเจอหน้ากันได้บ่อยๆ ได้เหมือนเดิม โปรแกรม Meeting เหล่านี้จึงนับเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์มากจริงๆ ยังมีโปรแกรมคล้าย Zoom สำหรับการประชุมทางไกลอีกเยอะ โดยแต่ละโปรแกรมก็จะมีความแตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็นการใช้สำหรับประชุมทั่วไป ประชุมขนาดใหญ่ จัดบูธแสดงสินค้าออนไลน์ ไปจนถึง Entertainment ซึ่งก็สามารถเลือกใช้ได้ตามจุดประสงค์ของการประชุม
และสำหรับใครที่ไม่อยากพลาดเรื่องราวสาระความรู้ดี ๆ แบบนี้ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยี การใช้ชีวิต นวัตกรรมใหม่ๆ ที่ช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตให้ดียิ่งขึ้น สามารถติดตามบทความที่น่าสนใจและอัปเดตเทรนด์ใหม่ๆ เพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ ThaiSharp เราตั้งใจคัดเนื้อหาที่มีประโยชน์และใช้งานได้จริงมาเสิร์ฟให้คุณถึงที่ เพื่อให้คุณใช้ชีวิตได้อย่างมั่นใจและปลอดภัยในทุกๆ วัน
